Par Lionel Broilliard Publié le 20 octobre 2026 Mis à jour le 20 octobre 2026 Actualités, Pilotage de la boulangerie

Combien de temps conserver les documents de son entreprise ? Le guide pratique 2026-2027

Une facture ne se conserve pas aussi longtemps qu'un relevé bancaire, un registre du personnel ou une image de vidéosurveillance. Voici les principaux délais à connaître, avec le changement fiscal qui entre en vigueur en 2027.

Une facture fournisseur dans un dossier. Un contrat de travail dans un autre. Des relevés bancaires accessibles uniquement depuis l’espace en ligne de la banque. Et, au moment de faire du tri, toujours la même question : est-ce que je peux supprimer ce document ou dois-je encore le conserver ?

La réponse dépend de la nature du document, de son usage et du point de départ du délai. Il n’existe pas une durée unique valable pour tous les papiers de l’entreprise.

Pour éviter les erreurs, retenez déjà cette règle simple :

10 ans pour la comptabilité, 5 ans pour beaucoup de documents commerciaux et sociaux, et une vigilance particulière pour les données personnelles.

Un changement important arrive également en matière fiscale : le délai légal, aujourd’hui fixé à 6 ans, passe à 10 ans pour les documents dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027.

Le tableau à garder sous la main

Documents	Durée minimale de conservation	Point de départ ou précision
Livres et registres comptables	10 ans	À compter de la clôture de l’exercice
Factures clients et fournisseurs	10 ans	À compter de la clôture de l’exercice
Bons de commande, de livraison ou de réception servant de justificatifs comptables	10 ans	À compter de la clôture de l’exercice
Comptes annuels : bilan, compte de résultat, annexe	10 ans	À compter de la clôture de l’exercice
Documents fiscaux	6 ans actuellement, passage à 10 ans	Le nouveau délai concerne les documents dont l’échéance de conservation expire après le 1er janvier 2027
Contrats et correspondances commerciales	5 ans	À compter de la fin de la relation ou selon la date du document
Relevés bancaires, talons de chèques et documents bancaires	5 ans	À compter de l’opération ou de l’émission du document
Contrat conclu en ligne avec un consommateur pour 120 € ou plus	10 ans	À compter de la livraison ou de la prestation
Police d’assurance	2 ans	À compter de la résiliation du contrat
Documents d’acquisition ou de cession immobilière	30 ans	Conservation longue en raison des droits attachés au bien
Bulletins de paie, doubles conservés par l’employeur	5 ans	À compter de leur émission
Contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte	5 ans	Conservation minimale indiquée par le service public
Registre unique du personnel	5 ans	À compter du départ du salarié
Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires	3 ans	Durée minimale
Décompte des jours des salariés en forfait jours	3 ans	Durée minimale
Décompte des horaires, astreintes et compensations	1 an	Durée minimale, sauf situation particulière
Observations de l’inspection du travail et contrôles du CSE	5 ans	Durée minimale
Déclaration d’accident du travail	5 ans	Durée minimale

Ces délais sont des durées minimales. Un litige, une procédure en cours, une garantie, une règle propre à votre activité ou un document qui sert encore de preuve peuvent justifier une conservation plus longue.

Factures et comptabilité : partez sur 10 ans

Les livres comptables, le grand livre, le livre-journal et les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.

Cela concerne notamment :

les factures clients et fournisseurs ;
les bons de commande ;
les bons de livraison et de réception ;
les justificatifs de paiement ;
les notes de frais ;
les pièces qui expliquent une écriture comptable.

Dans une boulangerie-pâtisserie, cela signifie qu’une facture de farine, un bon de livraison de beurre ou la facture d’un four ne doivent pas disparaître une fois le paiement effectué ou le bilan clôturé.

Attention à la double utilisation d’un même document. Un bon de commande peut n’être qu’un document commercial, mais s’il sert à justifier une écriture comptable, la durée de 10 ans devient la règle prudente.

Le site officiel Entreprendre Service Public rappelle également qu’une société qui ne conserve pas ses documents comptables s’expose à une amende de 10 000 €.

Documents fiscaux : le passage de 6 à 10 ans en 2027

En octobre 2026, la fiche générale d’Entreprendre Service Public indique encore une durée de 6 ans pour les documents sur lesquels l’administration fiscale peut exercer ses droits de communication, d’enquête et de contrôle.

Mais la loi du 25 juin 2026 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales a modifié cette durée. Elle porte l’obligation de conservation fiscale à 10 ans pour les documents et pièces dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027.

Sont notamment concernés les documents relatifs :

à l’impôt sur les sociétés ou à l’impôt sur le revenu professionnel ;
aux bénéfices industriels et commerciaux ;
à la TVA et aux taxes assimilées ;
à la CFE et aux autres impôts directs locaux ;
aux éléments permettant de justifier les déclarations déposées.

Ce qu’il faut faire maintenant

Ne détruisez plus automatiquement un dossier fiscal dès qu’il atteint six ans. Avant chaque suppression, vérifiez si son ancien délai expire après le 1er janvier 2027. Dans le doute, l’organisation la plus simple consiste à aligner dès maintenant les archives fiscales sur une durée de 10 ans, sous réserve des règles particulières applicables à votre situation.

Ce changement ne doit pas être confondu avec les pièces comptables, déjà soumises à une conservation de 10 ans par le Code de commerce.

Contrats, banque et assurances : les délais ne sont pas les mêmes

Les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale et la correspondance commerciale sont généralement conservés pendant 5 ans. C’est également la durée applicable aux relevés bancaires, talons de chèques et autres documents bancaires.

D’autres délais sont plus spécifiques :

2 ans après la résiliation pour une police d’assurance ;
10 ans pour un contrat conclu par voie électronique avec un consommateur lorsque son montant atteint au moins 120 €, à compter de la livraison ou de la prestation ;
30 ans pour les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers ;
3 ans pour les déclarations en douane.

La durée minimale ne doit pas faire oublier le risque réel. Si un sinistre, un impayé, une contestation ou une procédure est en cours, ne supprimez pas les pièces qui permettent d’établir les faits, même si le délai habituel vient d’expirer.

Documents des salariés : de 1 à 5 ans selon les cas

Les principaux documents concernant le personnel ne suivent pas tous la même durée :

le double des bulletins de paie est conservé par l’employeur pendant 5 ans ;
le registre unique du personnel est conservé 5 ans après le départ du salarié ;
les contrats de travail, éléments de salaire, primes, indemnités, soldes de tout compte et documents relatifs aux régimes de retraite sont conservés 5 ans ;
les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires sont conservés 3 ans ;
le décompte des jours des salariés en forfait jours est conservé 3 ans ;
le décompte des horaires, des astreintes et de leurs compensations est conservé 1 an ;
les observations de l’inspection du travail et certains contrôles du CSE sont conservés 5 ans ;
la déclaration d’un accident du travail est conservée 5 ans.

Pour les bulletins de paie électroniques, l’employeur doit garantir leur disponibilité pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Cette obligation de mise à disposition ne remplace pas la durée de conservation du double par l’employeur.

RGPD : conserver assez longtemps ne veut pas dire conserver indéfiniment

Une obligation comptable, fiscale ou sociale peut imposer de garder certaines pièces. Mais lorsqu’un document contient des données personnelles, le RGPD interdit de tout conserver sans limite et sans raison.

La CNIL distingue trois étapes :

La base active, dans laquelle les données sont utilisées pour l’activité courante.
L’archivage intermédiaire, lorsque les données ne sont plus utilisées au quotidien mais restent nécessaires pour respecter une obligation légale ou défendre un droit.
La suppression ou l’anonymisation, lorsque plus aucune raison ne justifie leur conservation.

Quelques repères utiles :

les données d’un prospect utilisées pour la prospection commerciale peuvent être conservées 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact venant du prospect ;
les données d’un client utilisées pour la prospection peuvent être conservées pendant la relation commerciale, puis 3 ans après sa fin ;
un CV conservé dans un vivier de candidatures peut l’être jusqu’à 2 ans après le dernier contact, sauf opposition de la personne ;
les images de vidéosurveillance ne doivent en principe pas être conservées plus d’un mois. Quelques jours suffisent souvent, sauf extraction justifiée par un incident et conservation pendant la procédure.

Une facture contenant le nom d’un client peut donc rester en archive pour respecter une obligation légale, tout en étant retirée de l’outil commercial utilisé chaque jour.

Faut-il garder le papier ou la version dématérialisée ?

La règle dépend du format d’origine du document.

Document d’origine	Ce qu’il faut conserver
Document reçu ou créé électroniquement	Le fichier électronique dans son format d’origine
Facture électronique structurée, par exemple au format XML	Le fichier structuré d’origine. Une version PDF peut être ajoutée pour la lecture, mais elle ne le remplace pas
Facture ou document reçu sur papier	Le papier, ou une copie numérique réalisée selon une procédure conforme garantissant une reproduction identique et l’intégrité du fichier
Simple scan ou photographie d’un document papier	Une copie de travail, mais pas nécessairement une archive probante si la procédure de numérisation n’est pas conforme

Le document est né numérique : gardez l’original numérique

Un document établi ou reçu électroniquement doit être conservé sous forme informatique. Pour une facture électronique, il faut garder le format informatique original dans lequel elle a été émise et transmise.

Si vous recevez une facture structurée au format XML, l’impression papier ou le PDF de visualisation ne remplace donc pas le fichier XML. Vous pouvez créer un PDF pour le consulter plus facilement, mais vous devez conserver parallèlement le fichier d’origine.

En 2026, les documents relevant de l’obligation fiscale doivent être conservés sous leur forme informatique pendant le délai prévu par les textes. À partir du 1er janvier 2027, le nouvel article L. 102 B du Livre des procédures fiscales prévoit une conservation sous cette forme pendant le nouveau délai de 10 ans.

Le document est né sur papier : deux possibilités

Vous pouvez conserver le document papier pendant toute la durée requise. Vous pouvez également le numériser et le conserver sous forme dématérialisée, mais la numérisation doit répondre à des conditions précises.

Pour les factures papier, l’article A. 102 B-2 du Livre des procédures fiscales impose notamment :

une reproduction à l’identique en image et en contenu ;
aucune retouche de l’image ;
une compression sans perte ;
un fichier PDF ou PDF/A-3 ;
un dispositif garantissant l’intégrité du fichier, tel qu’une signature électronique, une empreinte numérique ou un cachet conforme ;
un horodatage des opérations de numérisation ;
une organisation documentée et contrôlée de l’archivage.

Une photo prise avec un téléphone ou un scan enregistré dans un dossier partagé ne permet donc pas automatiquement de jeter l’original papier. Si votre procédure de numérisation ne respecte pas les conditions prévues, conservez aussi le papier.

La règle pratique pour une petite entreprise

Une facture reçue par une plateforme électronique reste archivée dans son format électronique d’origine.
Une facture PDF reçue par courriel reste conservée avec le courriel ou les éléments permettant d’identifier sa provenance.
Une facture papier reste classée physiquement, sauf si l’entreprise utilise une véritable solution d’archivage électronique conforme.
Un document signé électroniquement reste conservé avec ses éléments de signature et de validation.
Une impression papier d’un document électronique n’est pas un substitut suffisant à l’original informatique.

Quel que soit le support, votre système doit permettre de :

retrouver rapidement le document ;
connaître son origine et sa date ;
garantir son intégrité et détecter une modification ;
le lire pendant toute la durée de conservation ;
restaurer les archives après une panne, un vol ou une cyberattaque.

Enfin, ne considérez pas l’espace client de votre banque, de votre logiciel de paie, de votre fournisseur ou même de votre plateforme de facturation comme votre unique archive sans avoir vérifié le contrat. La mise à disposition en ligne peut être plus courte que vos propres obligations. Prévoyez une sauvegarde maîtrisée par l’entreprise et une procédure de récupération en cas de changement de prestataire.

Une méthode simple pour ne plus se poser la question chaque année

1. Classez par famille

Créez six ensembles : comptabilité, fiscalité, banque et contrats, société, personnel, données personnelles.

2. Enregistrez le point de départ

Le délai ne part pas toujours de la date inscrite sur le document. Il peut commencer à la clôture de l’exercice, au départ d’un salarié, à la fin d’un contrat ou à la résiliation d’une assurance.

3. Fixez une date de destruction prévisionnelle

Un nom de dossier tel que Factures fournisseurs 2026 - destruction après 2036 évite de refaire le calcul plusieurs années plus tard.

4. Séparez le courant de l’archive

Les équipes n’ont pas besoin d’accéder chaque jour à dix années de documents. Gardez les dossiers récents dans l’espace de travail et placez les années closes dans une archive sécurisée avec des accès limités.

5. Vérifiez avant de détruire

Avant toute suppression, posez quatre questions :

le délai minimal est-il réellement expiré ?
un contrôle, un litige, une garantie ou un impayé est-il en cours ?
ce document dépend-il d’une règle sectorielle particulière ?
contient-il des données personnelles qu’il faut supprimer, anonymiser ou isoler ?

La règle opérationnelle à retenir

Le bon archivage ne consiste ni à tout jeter trop tôt, ni à tout garder éternellement.

Pour une petite entreprise, le plus efficace est de mettre en place un calendrier unique, partagé avec la personne qui suit la comptabilité et le social :

10 ans pour les pièces comptables ;
10 ans à anticiper désormais pour les documents fiscaux concernés par la réforme de 2027 ;
5 ans pour une grande partie des contrats, documents bancaires et dossiers salariés ;
des durées plus courtes et précisément justifiées pour les données personnelles, les horaires ou la vidéosurveillance.

Trente minutes de classement à chaque clôture évitent des heures de recherche le jour d’un contrôle, d’un litige ou d’un sinistre.

Questions fréquentes

Peut-on jeter une facture papier après l’avoir scannée ?

Oui, sous conditions. La copie numérique doit reproduire fidèlement l’original et être conservée selon une procédure garantissant son intégrité et sa lisibilité. Une simple photo non sécurisée n’est pas une méthode suffisante.

Faut-il conserver les factures pendant 6 ou 10 ans ?

Les factures sont des pièces comptables à conserver pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice. Le délai de 6 ans concerne encore, jusqu’à l’entrée en application de la réforme, l’obligation fiscale générale. Cette dernière passe à 10 ans pour les documents dont l’échéance expire après le 1er janvier 2027.

Les documents stockés chez l’expert-comptable suffisent-ils ?

L’entreprise reste responsable de ses obligations. Elle doit s’assurer que les documents peuvent être récupérés pendant toute la durée nécessaire, y compris en cas de changement de cabinet ou de logiciel.

Peut-on tout conserver indéfiniment « au cas où » ?

Non lorsque les dossiers contiennent des données personnelles. Il faut définir une durée liée à l’objectif poursuivi, isoler les archives nécessaires et supprimer ou anonymiser les données devenues inutiles.

Quand faut-il suspendre une destruction prévue ?

Dès qu’un contrôle, un litige, un sinistre, un impayé, une garantie ou une procédure peut rendre le document utile. La règle de conservation minimale ne doit jamais conduire à détruire une preuve encore nécessaire.

Sources officielles consultées

Article vérifié le 20 octobre 2026. Les délais présentés sont des durées générales minimales. Une règle sectorielle, un contentieux ou une situation particulière peut imposer une conservation différente.